24 Oct 2024
Análisis y estructuración de costos y gastos en seis pasos
05/03/2024 por Noticias Curadas
Es importante y necesario llevar el control de los costos y los gastos
Más en una época de alta inflación y desequilibrios macroeconómicos
Si no hacemos un análisis y estructuración de costos, no los controlaremos. Esto conllevará a la pérdida del valor de la inversión.
Si no tenemos este análisis, entonces es posible que estemos operando en rojo, sin tener idea de que esto está sucediendo.
¿Cómo abordar este tema?
Te comentamos en seis pasos nuestra perspectiva y metodología, de manera que puedas tener algunos elementos de ayuda al momento de armar y revisar cifras.
1/6 Conoce en detalle tus costos y gastos
La formación de costos dependerá de la actividad a la que te dedicas y el producto o servicio que ofreces.
Debes enumerar todos aquellos elementos y aspectos que estén acorde a las normas contables y legales de cada país que así lo determinan y que inciden de forma directa o indirecta.
Tener diseñado un plan de cuentas contables robusto es vital, así podrás establecer unidades de negocios, líneas de productos o servicios y sus respectivos centros de costos.
Además, los registros administrativos y contables te permiten evaluar su cuantía, participación de la operación y la toma de decisiones, primordial establecer el objetivo.
2/6 Clasifica adecuadamente costos y gastos
Hemos visto casos donde tienen un plan de cuentas robusto, pero no es usado adecuadamente, otras que confunden conceptos básicos como costos y gastos.
Si eres una empresa fabril, tienes que evaluar costos de materias primas e insumos, mano de obra directa e indirecta, gastos de fábrica, gastos de administración y los márgenes de la operación.
Por otra parte, si tu operación es en el sector servicios, debes evaluar todos los aspectos relacionados con la prestación directa del servicio, costos y gastos fijos y variables, instalaciones, recursos usados, personal, gastos administrativos, márgenes en cada línea de servicio.
En este tipo de operación es muy común confundir el costo con el gasto, lo que distorsiona la formación del precio final.
Una forma práctica de validar y conocer los costos y gastos, es haciendo un recorrido en el ciclo operativo de la empresa, en el flujo del proceso encontrarás elementos que lo conforman y hasta podrás darte cuenta de algunos que no has considerado o no clasificados adecuadamente.
Una situación que se presenta es la referida a aquellos gastos que se van generando y que no tienen un respaldo de factura.
Estos gastos deben ser llevados con mucha rigurosidad, ya que impactan directamente en la rentabilidad y en la mayoría de los casos no se tienen registros históricos que permitan evaluar su comportamiento y tendencia.
3/6 Lleva el control en temas legales, impositivos y parafiscales, entre otros.
Son muy diversos y múltiples los impuestos nacionales y municipales. Tasas, contribuciones parafiscales que en conjunto tienen un peso importante para definir la rentabilidad y cómo afectan el flujo de caja.
Además, en el caso venezolano se debe cumplir adicionalmente con lo establecido en la Ley de Costos y Precios Justos, un marco regulatorio a cumplir.
4/6 Usa las herramientas y recursos que dispones para iniciar el proceso
Integra en el análisis las que necesites y tengas a disposición. Internamente cuentas con recursos y conocimiento que te ayudarán a hacer el proceso más llevadero, por ello debes involucrar en este equipo de trabajo a las distintas unidades del negocio, cuyo aporte es valioso por su experiencia del día a día en los pormenores de la operación, dando puntos de vista valiosos que en muchos casos por desconocerlos los pasamos por alto.
5/6 Analiza los datos: recuerda que se trata del análisis y la estructuración de costos y gastos
Es importante contar con información debidamente organizada. Esto dependerá de lo que quieras medir.
Por ejemplo:
Costos y gastos por categorías de productos o servicios, participación respecto a las ventas, unidades por cada categoría, valor en moneda extranjera, frecuencia de la venta, frecuencia de las compras de materias primas, insumos o pagos de servicios que inciden de forma directa e indirecta en el costo.
Factor clave en este punto es contar con reportes diseñados para tener la información de forma rápida.
Esto permitirá:
- Evaluar proveedores.
- Comparar los ingresos respecto a los costos directos.
- Comparar ingresos individuales respecto a la competencia.
- Verificar los márgenes brutos y netos.
- Identificar los productos o servicios que generan mayor margen y tienen más rotación
- Y también identificar qué productos y servicios aportan más al negocio.
- Ver la participación y distribución de cada uno de los elementos que componen los costos y gastos y su evolución en el tiempo.
- Establecer métricas y sus holguras.
- Ver el impacto de la fuerza laboral.
- Tomar decisiones de dónde invertir, optimizar recursos.
- Documenta el trabajo realizado:
Lo que no se documenta adecuadamente no puede ser medido, ni controlado. Y mucho menos recordado.
Esta fase del proceso casi nunca se lleva a cabo y no solo en este
También es de suma importancia documentar ese flujo de trabajo, las actividades, y el proceso en general.
Esta es la única forma de tener acceso a la consulta, a reforzar el conocimiento con una referencia formal y científica de lo que estamos haciendo.
6/6 Monitorea los resultados
Desde el inicio, haz seguimiento a los resultados, analiza su evolución y comportamiento.
De hecho, esto te permitirá tomar acciones correctivas y de mejora continua tempranas, a tiempo, así como implementar planes de gestión de ahorros y evolución de los indicadores.
Además, en muchos casos dará cabida a la implementación de tecnologías que aportan soluciones, pero todo esto no es posible sin tener datos con los cuales poder sustentar el análisis.
Si al hacer esta revisión te das cuenta de que hay aspectos en los que estás teniendo dificultad para el análisis, apóyate en metodologías como Los cinco porqués o el Diagrama de Ishikawa, también llamado causa efecto.
Hazlo con tu equipo, y de ser necesario, con apoyo externo.
Comienza a realizar los ajustes que sean necesarios para que el proceso de toma de decisiones sea más sencillo.
Finalmente, traza un plan de acción para el análisis y la estructuración de costos y gastos, has seguimiento y evalúa los resultados.
Ayuda con el análisis y la estructuración de tus costos
Si considerás que requieres ayuda, contáctanos. Seguidamente te dejo saber quiénes somos y cómo contactarnos.
Walter Ruiz Tovar
Economista USM
Consultor Ejecutivo y Gerencial en materia de Costos; Procesos y RRHH. Forma parte del equipo de Wert Consulting y Morales Velázquez & Asociados
@WertConsulting
Edgar Morales Velázquez
Contador Público UCAB
Socio Principal Morales Velázquez & Asociados, Consultor Ejecutivo, Asesor Fiscal, Precios de Transferencia, Valoración de Activos, Sanas Prácticas Empresariales.
@MVAsociados
Email: wert.consultas@gmail.com
Este artículo se desarrolló de forma exclusiva para Curadas.
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